כל כתובות המייל מהתיבה שלכם
ישר לגיליון Google Sheets

המערכת מתחברת לתיבת המייל שתגדירו, עוברת על ההודעות (גם היסטוריות וגם חדשות שמגיעות), מוציאה מכל הודעה את כתובת המייל של השולח, וכותבת אותה לגיליון Google Sheets שלכם - כתובת אחת בשורה, בלי כפילויות. זה רץ אוטומטית כל כמה דקות, בלי שתצטרכו לעשות כלום.

100 ש"ח לתיבת מייל, תשלום חד-פעמי. אפשר לחבר כמה תיבות שרוצים תחת אותו חשבון - כל תיבה מוגדרת ומשולמת בנפרד. אפשר לשלם בכרטיס אשראי (בדף תשלום מאובטח) או בהעברה בנקאית.

אחרי שתדווחו על ההעברה (תאריך ואסמכתא) התיבה נכנסת למצב 'ממתין לאישור'. אנחנו מאשרים ידנית תוך יום עסקים, ומאותו רגע הסריקה מתחילה לבד. בינתיים אפשר כבר להשלים את אשף ההגדרה כדי שהכל יהיה מוכן.

סיסמת אפליקציה היא סיסמה נפרדת בת 16 תווים שגוגל מייצרת במיוחד לחיבור תוכנות לחשבון - היא לא הסיסמה הרגילה שלכם. יוצרים אותה כך: 1) ודאו שמופעל אימות דו-שלבי בחשבון גוגל (myaccount.google.com/security). 2) היכנסו ל-myaccount.google.com/apppasswords. 3) הקלידו שם (למשל 'מיילים לגיליון') ולחצו צור. 4) העתיקו את 16 התווים והדביקו באשף. אפשר לבטל אותה בכל רגע מאותו מסך - וזה מנתק את הגישה שלנו מיד.

שתי סיבות אפשריות: 1) אימות דו-שלבי לא מופעל - האפשרות מופיעה רק אחרי שמפעילים אותו (myaccount.google.com/security -> אימות דו-שלבי). 2) זה חשבון Google Workspace של ארגון והמנהל חסם סיסמאות אפליקציה - במקרה כזה צריך לבקש מהמנהל להתיר 'Less secure apps / App passwords' בקונסולת הניהול.

לא. סיסמאות אפליקציה קיימות רק בחשבון שבו האימות הדו-שלבי מופעל - ברגע שמכבים אותו הן מפסיקות לעבוד, והתיבה תעבור אצלנו ל'דורשת טיפול'. חשוב לדעת גם: גוגל מבטלת את סיסמאות האפליקציה כשמשנים את הסיסמה הרגילה של החשבון. בשני המקרים הפתרון זהה ולוקח דקה - יוצרים סיסמת אפליקציה חדשה ומעדכנים אותה בדף התיבה, תחת 'הגדרות'. הסריקה ממשיכה בדיוק מהמקום שבו עצרה, בלי לאבד כתובות. האימות הדו-שלבי לא מפריע בשימוש היומיומי: גוגל מבקשת אותו רק בכניסה ממכשיר חדש, ואפשר לסמן שם 'אל תשאל שוב במכשיר הזה'.

פותחים את הגיליון ב-Google Sheets, לוחצים על 'שיתוף' (למעלה מימין), מדביקים את כתובת חשבון השירות שמופיעה באשף (מסתיימת ב-iam.gserviceaccount.com), בוחרים הרשאת 'עורך' ולוחצים 'שלח'. אפשר לבטל את הסימון 'שלח התראה' - זה לא מייל אמיתי.

הגיליון לא שותף עם חשבון השירות, או ששותף ב'צפייה' בלבד. פתחו שיתוף בגיליון, ודאו שהכתובת שמסתיימת ב-gserviceaccount.com מופיעה ברשימה עם הרשאת 'עורך', ואז לחצו 'בדוק גיליון' שוב.

הסריקה רצה כל כמה דקות ומעבדת עד כ-2,000 הודעות בכל ריצה. תיבה עם 10,000 הודעות תסתיים בערך תוך חצי שעה; תיבה עם 100,000 הודעות - תוך כמה שעות. בדף התיבה תראו מונה שמתעדכן. הודעות חדשות שמגיעות אחר כך נכנסות לגיליון תוך דקות.

לא, כברירת מחדל. המערכת זוכרת אילו כתובות כבר נכתבו (בצורה מוצפנת - בלי לשמור את הכתובת עצמה אצלנו) וכותבת כל כתובת פעם אחת בלבד. אם תמחקו שורות מהגיליון ידנית - הן לא ייכתבו שוב. אפשר לכבות את האפשרות באשף אם דווקא רוצים שורה לכל הודעה.

המערכת קוראת מכל הודעה רק את הכתובות שבכותרת - השולח, ואם הפעלתם זאת, גם הנמענים במיילים שיצאו מכם. תוכן ההודעות לא נשמר ולא מוצג לאף אחד. סיסמת האפליקציה נשמרת מוצפנת (AES-256) ולא ניתנת לצפייה - גם לא לנו. כתובות המייל שנשלפו נכתבות ישירות לגיליון שלכם; אצלנו נשאר רק קוד גיבוב (hash) למניעת כפילויות, שלא ניתן להפוך חזרה לכתובת. במחיקת התיבה מהמערכת הכל נמחק. פירוט במדיניות הפרטיות.

שתי דרכים, כל אחת מספיקה: 1) בחשבון גוגל -> myaccount.google.com/apppasswords -> מחיקת סיסמת האפליקציה. 2) במערכת -> דף התיבה -> 'מחק תיבה' (מוחק גם את הסיסמה המוצפנת ואת נתוני הכפילויות). אפשר גם רק 'להשהות' ולהפעיל מחדש אחר כך.

זה תלוי איפה התיבה מתארחת - והמערכת מזהה את זה לבד לפי הכתובת. 1) ג'ימייל: סנכרון ישיר בלי סיסמאות ובלי אימות דו-שלבי, או סיסמת אפליקציה (שדורשת אימות דו-שלבי קבוע). 2) מייל עסקי דרך גוגל (Google Workspace - דומיין משלכם שנכנסים אליו דרך Gmail): בדיוק כמו ג'ימייל. 3) מייל עסקי אחר (דומיין משלכם דרך חברת אחסון, Zoho, וכו'): מתחברים עם הסיסמה הרגילה של התיבה, בלי אימות דו-שלבי בכלל. תיבות Outlook/Hotmail ו-Microsoft 365 לא ניתנות לחיבור בתהליך האוטומטי - אותן אנחנו מחברים בליווי אישי. כתבו לנו דרך 'שלחו הודעה' ונתאם.

באשף בוחרים: 'דואר נכנס בלבד', 'כל הדואר' (כולל ארכיון והודעות שיצאו מהתיבה הראשית - ברירת המחדל, כמו שרוב הלקוחות רוצים לרשימת תפוצה), או 'כל הדואר כולל ספאם ואשפה'. הודעות ששלחתם בעצמכם מדולגות (הכתובת שלכם לא נכתבת לגיליון) אלא אם תבטלו זאת.

לא - השירות ניתן כמנוי לתוצאה (הכתובות בגיליון), לא כמוצר להתקנה. כל הלוגיקה רצה בשרתים שלנו והגישה שלכם היא לדשבורד, לסטטוס ולגיליון שלכם. זה גם מה שמאפשר לנו לתמוך ולתקן בלי שתצטרכו לגעת בשום דבר טכני.

דרך כפתור 'שלחו הודעה' בצ'אט העזרה (ההודעה מגיעה אלינו עם פרטי התיבה כדי שנוכל לבדוק מהר), או במייל ישיר. משתדלים לענות תוך יום עסקים.