מה המערכת עושה, צעד אחרי צעד

הפעולה בשורה אחת

קלט: תיבת מייל (Gmail או כל תיבת IMAP). פעולה: קריאת כתובת השולח של כל הודעה (ולפי בחירה - גם הנמענים של מיילים שיצאו מכם). פלט: גיליון Google Sheets שלכם עם עמודה אחת - כתובת מייל - כתובת אחת בשורה, בלי כפילויות.

מה קורה כשמפעילים תיבה

1. 1
   חיבור לתיבה

   המערכת מתחברת לתיבה בפרוטוקול IMAP (אותו פרוטוקול שתוכנות מייל משתמשות בו) עם הפרטים שהזנתם - או, בסנכרון הישיר, סקריפט קטן בחשבון הגוגל שלכם שולח אלינו רק את כתובות השולחים. החיבור מוצפן.
2. 2
   סריקה ראשונית של ההיסטוריה

   עוברים על ההודעות הקיימות בקבוצות גדולות בכל ריצה (כל 15 דקות). מכל הודעה נלקחות רק הכתובות - השולח, ואם הפעלתם זאת, גם הנמענים. תיבה גדולה מאוד מסתיימת תוך כמה שעות - בדף התיבה תראו את המונה מתקדם.
3. 3
   סינון כפילויות

   כל כתובת נכתבת פעם אחת. כדי לזכור מה כבר נכתב בלי לשמור את הכתובות אצלנו, נשמר רק קוד גיבוב (hash) חד-כיווני של כל כתובת. הכתובת שלכם עצמכם מדולגת - היא לא נכנסת לרשימה.
4. 4
   כתיבה לגיליון שלכם

   הכתובות החדשות מתווספות בסוף הגיליון ששיתפתם עם המערכת. הגיליון נשאר בבעלותכם - אפשר למיין, לייצא, לחבר למערכת דיוור.
5. 5
   עדכון שוטף

   אחרי ההיסטוריה, המערכת ממשיכה לבדוק כל 15 דקות אם הגיעו הודעות חדשות ומוסיפה כתובות חדשות בלבד. כל עוד התיבה פעילה, בלי שתעשו כלום.

מה אתם צריכים להכין (לוקח כ-10 דקות)

1. חיבור לתיבה - בג'ימייל ובמייל עסקי דרך גוגל: התקנת הסנכרון הישיר בחשבון שלכם (כמה לחיצות, בלי אימות דו-שלבי), או סיסמת אפליקציה. במייל עסקי אחר: הסיסמה הרגילה של התיבה. האשף מזהה את סוג התיבה ומסביר צעד-צעד.
2. גיליון Google Sheets חדש - יוצרים גיליון ריק ומשתפים אותו עם כתובת חשבון השירות שהאשף מציג (הרשאת עורך).
3. תשלום - 100 ₪ לתיבה, בכרטיס אשראי (בדף תשלום מאובטח) או בהעברה בנקאית.

מה המערכת לא עושה

• לא קוראת ולא שומרת את תוכן ההודעות, הנושא או הקבצים המצורפים.
• לא שולחת מיילים מהתיבה שלכם ולא משנה בה כלום (לא מסמנת כנקרא, לא מוחקת).
• לא שומרת אצלנו את רשימת הכתובות - רק קודי גיבוב למניעת כפילויות.
• לא מוציאה שמות, טלפונים או פרטים אחרים - רק כתובות מייל.

מגבלות שכדאי לדעת

• אימות דו-שלבי - תלוי איפה התיבה: בג'ימייל ובמייל עסקי דרך גוגל אפשר להתחבר בסנכרון הישיר, בלי אימות דו-שלבי. במייל עסקי שלא דרך גוגל מתחברים עם הסיסמה הרגילה - גם שם בלי אימות דו-שלבי. המערכת מזהה לבד את סוג התיבה לפי הכתובת.
• Outlook/Hotmail ו-Microsoft 365 - מיקרוסופט לא מאפשרת לחבר את התיבות שלה בתהליך האוטומטי. תיבות כאלה אנחנו מחברים בליווי אישי - פנו אלינו דרך כפתור העזרה ונתאם.
• Google Workspace - אם מנהל הארגון חסם סיסמאות אפליקציה או IMAP, יש לבקש ממנו להתיר.
• מגבלת גוגל - עד 15 חיבורי IMAP במקביל לתיבה. אם הרבה תוכנות מחוברות לתיבה בו-זמנית, הסריקה תחכה ותנסה שוב.
• שורות שמחקתם מהגיליון לא ייכתבו שוב (המערכת זוכרת שהכתובת כבר נכתבה). אם רוצים להתחיל מחדש - מוחקים את התיבה במערכת ומגדירים אותה שוב.

מה קורה כשיש תקלה

כל תקלה מתורגמת בדף התיבה למשפט בעברית + מה לעשות (למשל: "גוגל דורשת סיסמת אפליקציה - הוזנה הסיסמה הרגילה של החשבון"). המערכת מנסה שוב לבד; אחרי כמה כשלונות רצופים הסטטוס משתנה ל"דורש טיפול" ומחכה לכם. לכל דבר אחר - כפתור העזרה.