מה המערכת עושה, צעד אחרי צעד

הפעולה בשורה אחת

קלט: תיבת מייל (Gmail או כל תיבת IMAP). פעולה: קריאת שורת "מאת" של כל הודעה. פלט: גיליון Google Sheets שלכם עם עמודה אחת - כתובת מייל - כתובת אחת בשורה, בלי כפילויות.

מה קורה כשמפעילים תיבה

1. 1
   חיבור לתיבה

   המערכת מתחברת לתיבה בפרוטוקול IMAP (אותו פרוטוקול שתוכנות מייל משתמשות בו) עם כתובת התיבה וסיסמת האפליקציה שהזנתם. החיבור מוצפן.
2. 2
   סריקה ראשונית של ההיסטוריה

   עוברים על ההודעות הקיימות בקבוצות של עד 2,000 הודעות בכל ריצה (כל 5 דקות). מכל הודעה נלקחת רק כתובת השולח. תיבה גדולה מאוד מסתיימת תוך כמה שעות - בדף התיבה תראו את המונה מתקדם.
3. 3
   סינון כפילויות

   כל כתובת נכתבת פעם אחת. כדי לזכור מה כבר נכתב בלי לשמור את הכתובות אצלנו, נשמר רק קוד גיבוב (hash) חד-כיווני של כל כתובת. הודעות שאתם שלחתם מדולגות.
4. 4
   כתיבה לגיליון שלכם

   הכתובות החדשות מתווספות בסוף הגיליון ששיתפתם עם המערכת. הגיליון נשאר בבעלותכם - אפשר למיין, לייצא, לחבר למערכת דיוור.
5. 5
   עדכון שוטף

   אחרי ההיסטוריה, המערכת ממשיכה לבדוק כל 5 דקות אם הגיעו הודעות חדשות ומוסיפה כתובות חדשות בלבד. כל עוד התיבה פעילה, בלי שתעשו כלום.

מה אתם צריכים להכין (לוקח כ-10 דקות)

1. סיסמת אפליקציה לתיבה - נוצרת בחשבון גוגל בכתובת myaccount.google.com/apppasswords (דורש אימות דו-שלבי מופעל). האשף מסביר צעד-צעד.
2. גיליון Google Sheets חדש - יוצרים גיליון ריק ומשתפים אותו עם כתובת חשבון השירות שהאשף מציג (הרשאת עורך).
3. תשלום - 100 ₪ לתיבה, באשראי (דף מאובטח של סאמיט) או בהעברה בנקאית.

מה המערכת לא עושה

• לא קוראת ולא שומרת את תוכן ההודעות, הנושא או הקבצים המצורפים.
• לא שולחת מיילים מהתיבה שלכם ולא משנה בה כלום (לא מסמנת כנקרא, לא מוחקת).
• לא שומרת אצלנו את רשימת הכתובות - רק קודי גיבוב למניעת כפילויות.
• לא מוציאה שמות, טלפונים או פרטים אחרים - רק כתובת מייל של השולח.

מגבלות שכדאי לדעת

• Outlook/Hotmail אישיים - מיקרוסופט חסמה חיבור IMAP בסיסמה, ולכן לא נתמכים כרגע.
• Google Workspace - אם מנהל הארגון חסם סיסמאות אפליקציה או IMAP, יש לבקש ממנו להתיר.
• מגבלת גוגל - עד 15 חיבורי IMAP במקביל לתיבה. אם הרבה תוכנות מחוברות לתיבה בו-זמנית, הסריקה תחכה ותנסה שוב.
• שורות שמחקתם מהגיליון לא ייכתבו שוב (המערכת זוכרת שהכתובת כבר נכתבה). אם רוצים להתחיל מחדש - מוחקים את התיבה במערכת ומגדירים אותה שוב.

מה קורה כשיש תקלה

כל תקלה מתורגמת בדף התיבה למשפט בעברית + מה לעשות (למשל: "גוגל דורשת סיסמת אפליקציה - הוזנה הסיסמה הרגילה של החשבון"). המערכת מנסה שוב לבד; אחרי כמה כשלונות רצופים הסטטוס משתנה ל"דורש טיפול" ומחכה לכם. לכל דבר אחר - כפתור העזרה.